Rekisteriseloste (asiakastietorekisteri)
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 01.01.2019, päivitetty 01.08.2024
1. Rekisterinpitäjä
MAJAKKA
Toimintaterapia Nina Rantala
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nina Rantala
044 989 7487
nina.rantala@terapiamajakka.fi
3. Rekisterin nimi
MAJAKKA Toimintaterapia Nina Rantala asiakastietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
– Asiakkaan toimintaterapiapalvelun järjestäminen, toteuttaminen ja dokumentointi
– Liiketoiminnan hoitaminen ja kehittäminen
– Toimintaterapiapalvelun laskutus ja verotus
– Perusteet: Henkilötietolaki 8.2§
5. Rekisterin tietosisältö
TOIMINTATERAPIAN ASIAKKAAT
– Asiakkaan yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, huoltajatiedot
– Asiakkaan huoltajan, omaisen tai yhteyshenkilön yhteystiedot: nimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite
– Muilta hoitavilta tahoilta asiakkaan suostumuksella saadut tiedot asiakkaan kuntoutuksen tarpeeseen, sairauteen ja diagnoosiin liittyen
– Asiakassuhteen ja palvelutapahtuman dokumentointi jokaiselta käyntikerralta oleellisin osin
– Terapiapalautteet, arviointitulokset, kuvamateriaalit
– Laskutuksen tiedot
– Maksusitoumus- ja palvelusetelipäätöksestä asiakkaan kuntoutusjakson toteumatiedot (käyntikerrat, päätösnumero ja voimassaoloaika)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisteriin talletettavat tiedot saadaan säännönmukaisesti
– Asiakkaalta itseltään saadun suostumuksen pohjalta
– Asiakkaan huoltajilta, omaisilta tai yhteyshenkilöltä
– Asiakkaan kirjallisella luvalla muilta asiakkaan lähiympäristöön kuuluvilta tahoilta
– Lähettävältä taholta
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteritietoja luovuttaessa noudatetaan henkilötietolakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92)13§, muut 653/2000 ja asiakkaan kanssa tai alaikäisen asiakkaan huoltajien kanssa tehtyä terapiasopimusta. Asiakkaan tai asiakkaan huoltajien kirjallisella luvalla seuraaville tahoille:
1) Hoitava taho
– Asiakkaan yksilöintitiedot (kuntoutuspalautteen yksilöiminen)
– Terapian kuntoutuspalaute (asiakkaan kuntoutumisen seuranta)
2) Maksava taho
– Asiakkaan yksilöintitiedot (kuntoutuspalautteen yksilöiminen)
– Terapian kuntoutuspalaute (asiakkaan kuntoutumisen seuranta)
3) Muut asiakasta hoitavat terapeutit
– Terapian kuntoutuspalaute (asiakkaan kuntoutumisen seuranta)
4) Asiakkaan lähiympäristöön kuuluville tahoille
Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, rekisterinpitäjää sitoo salassapitovelvoite. Henkilötietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai asiakkaan, tai hänen huoltajansa kirjallisella luvalla. Henkilötietoja käsitellään vain terapiahoitosuhteen aikana.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakassuhteesta syntyneiden asiakirjojen säilytyksessä ja arkistoinnissa noudatetaan henkilötietolakia. Tietoja säilytetään ”Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 30.3.2009/298”:ssa annetun ohjeen mukaisesti. Kaikki manuaaliset asiakirja -arkistot säilytetään rekisterinpitäjän kodin toimistotilassa erillisessä lukollisessa kaapissa, johon on pääsy vain rekisterinpitäjällä.
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Henkilörekisteri on hävitettävä, jos siitä on tullut rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeeton, eikä kyseiseen rekisteriin tallennettuja tietoja ole määrätty tai säädetty säilytettäviksi, tai jos niitä ei siirretä henkilötietolain 35 §:n mukaisesti arkistoitavaksi (HE1998/96).
Sähköiset tallennusvälineet ovat suojattu salasanalla, virustorjunnalla ja palomuurilla. Tietokoneen kovalevyllä olevat sähköiset dokumentit ovat suojattu salauksella mahdollista varkautta vastaan.
Asiakassuhteesta syntyneitä sähköisiä aineistoja, kuten terapiajakson päätteeksi tehty terapiapalaute, tai hoitojaksoon liittyvät laskutustiedot käsitellään rekisterinpitäjän salasanalla suojatulla tietokoneella, jonka asiakassuhteita koskevat tiedostot ovat salattu.
Sähköiset aineistot poistetaan asiakastietojen arkistoinnin yhteydessä.
Asiakkaan tietoihin on pääsy vain rekisterinpitäjällä.
10. Tarkastusoikeus
Asiakasrekisteriin kirjattuihin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§). Asiakkaalla on oikeus tutustua ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Tarkastuspyynnön voi pyytää suoraan rekisterinpitäjältä. Pyynnöt lähetetään osoitteeseen: tuuli.tiainen@gmail.com, tai nina.rantala@terapiamajakka.fi.
Lisätietoja: www.tietosuoja.fi -> Rekisteritietojen tarkastuspyyntö http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus.html
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilötietorekisterissä olevien virheellisten tietojensa korjaamista (Henkilötietolaki 29§). Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkistusta voi pyytää suoraan rekisterinpitäjältä. Pyynnöt lähetetään osoitteeseen: nina.rantala@terapiamajakka.fi.
Lisätietoja: www.tietosuoja.fi -> Rekisteritietojen korjaamisvaatimus http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus.html
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi
Asiakkaan henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen, tai asiakkaan / asiakkaan huoltajan kirjallisella luvalla. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä ja asiakkaalla on mahdollisuus tarkistaa asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja.