Tietosuojaseloste

Rekisteriseloste (asiakastietorekisteri)
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 01.01.2019, päivitetty 16.01.2021

 

1.     Rekisterinpitäjä

T:mi
Tuuli Tiainen

Parolantie 5
13100 Hämeenlinna

 ja

 MAJAKKA
Toimintaterapia Nina Rantala


Parolantie 5
13100 Hämeenlinna

 

2.     Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

 

Tuuli Tiainen

050 353 3394

tuuli.tiainen@gmail.com

 

ja

 

Nina Rantala
044 989 7487
nina.rantala@terapiamajakka.fi 

 

 

3.     Rekisterin nimi

 

T:mi Tuuli Tiainen asiakastietorekisteri

 ja

 MAJAKKA Toimintaterapia Nina Rantala asiakastietorekisteri

 

4.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

        Asiakkaan fysio- ja toimintaterapiapalvelun, sekä työnohjauksen järjestäminen, toteuttaminen ja dokumentointi

        Liiketoiminnan hoitaminen ja kehittäminen

        Fysio- ja toimintaterapiapalvelun, sekä työnohjauksen laskutus ja verotus

        Perusteet: Henkilötietolaki 8.2§

 

 

5.     Rekisterin tietosisältö

 

FYSIO- JA TOIMINTATERAPIAN ASIAKKAAT

        Asiakkaan yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, huoltajatiedot

        Asiakkaan huoltajan, omaisen tai yhteyshenkilön yhteystiedot: nimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite

        Muilta hoitavilta tahoilta asiakkaan suostumuksella saadut tiedot asiakkaan kuntoutuksen tarpeeseen, sairauteen ja diagnoosiin liittyen

        Asiakassuhteen ja palvelutapahtuman dokumentointi jokaiselta käyntikerralta oleellisin osin

        Terapiapalautteet, arviointitulokset, kuvamateriaalit

        Laskutuksen tiedot

        Maksusitoumus- ja palvelusetelipäätöksestä asiakkaan kuntoutusjakson toteumatiedot (käyntikerrat, päätösnumero ja voimassaoloaika)

TYÖNOHJAUSASIAKKAAT

        Asiakkaan yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite

        Asiakassuhteen ja palvelutapahtuman dokumentointi jokaiselta käyntikerralta oleellisin osin

        Palautteet, arviointitulokset, kuvamateriaalit

        Laskutuksen tiedot

        Maksusitoumus- ja palvelusetelipäätöksestä asiakkaan kuntoutusjakson toteumatiedot (käyntikerrat, päätösnumero ja voimassaoloaika)

 

6.     Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisteriin talletettavat tiedot saadaan säännönmukaisesti

        Asiakkaalta itseltään saadun suostumuksen pohjalta

        Asiakkaan huoltajilta, omaisilta tai yhteyshenkilöltä

        Asiakkaan kirjallisella luvalla muilta asiakkaan lähiympäristöön kuuluvilta tahoilta

        Lähettävältä taholta

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteritietoja luovuttaessa noudatetaan henkilötietolakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92)13§, muut 653/2000 ja asiakkaan kanssa tai alaikäisen asiakkaan huoltajien kanssa tehtyä terapiasopimusta. Asiakkaan tai asiakkaan huoltajien kirjallisella luvalla seuraaville tahoille:

1) Hoitava taho

    – Asiakkaan yksilöintitiedot (kuntoutuspalautteen yksilöiminen)

    – Terapian kuntoutuspalaute (asiakkaan kuntoutumisen seuranta)

2) Maksava taho

    – Asiakkaan yksilöintitiedot (kuntoutuspalautteen yksilöiminen)

    – Terapian kuntoutuspalaute (asiakkaan kuntoutumisen seuranta)

3) Muut asiakasta hoitavat terapeutit

    – Terapian kuntoutuspalaute (asiakkaan kuntoutumisen seuranta)

4) Asiakkaan lähiympäristöön kuuluville tahoille

 

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, rekisterinpitäjää sitoo salassapitovelvoite. Henkilötietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai asiakkaan, tai hänen huoltajansa kirjallisella luvalla. Henkilötietoja käsitellään vain terapiahoitosuhteen aikana.

 

8.     Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

9.     Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Asiakassuhteesta syntyneiden asiakirjojen säilytyksessä ja arkistoinnissa noudatetaan henkilötietolakia. Tietoja säilytetään ”Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 30.3.2009/298”:ssa annetun ohjeen mukaisesti. Kaikki manuaaliset asiakirja -arkistot säilytetään rekisterinpitäjän kodin toimistotilassa erillisessä lukollisessa kaapissa, johon on pääsy vain rekisterinpitäjällä.

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Henkilörekisteri on hävitettävä, jos siitä on tullut rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeeton, eikä kyseiseen rekisteriin tallennettuja tietoja ole määrätty tai säädetty säilytettäviksi, tai jos niitä ei siirretä henkilötietolain 35 §:n mukaisesti arkistoitavaksi (HE1998/96).

Sähköiset tallennusvälineet ovat suojattu salasanalla, virustorjunnalla ja palomuurilla. Tietokoneen kovalevyllä olevat sähköiset dokumentit ovat suojattu salauksella mahdollista varkautta vastaan.

Asiakassuhteesta syntyneitä sähköisiä aineistoja, kuten terapiajakson päätteeksi tehty terapiapalaute, tai hoitojaksoon liittyvät laskutustiedot käsitellään rekisterinpitäjän salasanalla suojatulla tietokoneella, jonka asiakassuhteita koskevat tiedostot ovat salattu.

Sähköiset aineistot poistetaan asiakastietojen arkistoinnin yhteydessä.

Asiakkaan tietoihin on pääsy vain rekisterinpitäjällä.

 

10. Tarkastusoikeus

 

Asiakasrekisteriin kirjattuihin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§). Asiakkaalla on oikeus tutustua ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Tarkastuspyynnön voi pyytää suoraan rekisterinpitäjältä. Pyynnöt lähetetään osoitteeseen: tuuli.tiainen@gmail.com, tai nina.rantala@terapiamajakka.fi.

Lisätietoja: www.tietosuoja.fi -> Rekisteritietojen tarkastuspyyntö http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus.html

 

11.  Oikeus vaatia tiedon korjaamista

 

Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilötietorekisterissä olevien virheellisten tietojensa korjaamista (Henkilötietolaki 29§). Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkistusta voi pyytää suoraan rekisterinpitäjältä. Pyynnöt lähetetään osoitteeseen: tuuli.tiainen@gmail.com tai nina.rantala@terapiamajakka.fi.

Lisätietoja: www.tietosuoja.fi -> Rekisteritietojen korjaamisvaatimus http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus.html

 

12.  Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 

Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi

Asiakkaan henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen, tai asiakkaan / asiakkaan huoltajan kirjallisella luvalla. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä ja asiakkaalla on mahdollisuus tarkistaa asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja.